Ja, in de meeste gevallen moet je proefschrift voldoen aan de open access-eisen van je universiteit. Nederlandse universiteiten zijn wettelijk verplicht om promovendi de mogelijkheid te bieden hun proefschrift digitaal beschikbaar te stellen, en veel instellingen stellen dit zelfs als voorwaarde voor de promotie. Dit artikel beantwoordt de meest gestelde vragen over open access en proefschrift drukken, zodat je precies weet waar je aan toe bent.
Welke open access-eisen stellen Nederlandse universiteiten aan proefschriften?
Nederlandse universiteiten verplichten promovendi doorgaans om hun proefschrift digitaal en vrij toegankelijk te publiceren via de institutionele repository van de universiteit. Deze verplichting is vastgelegd in het beleid van de instelling en vloeit voort uit nationale en Europese afspraken over wetenschappelijke toegankelijkheid. De exacte eisen verschillen per universiteit, maar het digitaal beschikbaar stellen van de volledige tekst is vrijwel overal de norm.
De meeste universiteiten stellen dat het proefschrift uiterlijk op de dag van de promotie, of kort daarna, beschikbaar moet zijn in de digitale bibliotheek. Sommige instellingen werken met een embargo, waarmee je de publicatie tijdelijk kunt uitstellen. Raadpleeg altijd de promotiereglementen van jouw specifieke universiteit, want de details kunnen per instelling aanzienlijk verschillen.
Geldt de open access-verplichting voor alle proefschriften in Nederland?
De open access-verplichting geldt voor vrijwel alle proefschriften die worden verdedigd aan Nederlandse universiteiten. Er zijn echter uitzonderingen mogelijk, bijvoorbeeld wanneer het proefschrift vertrouwelijke bedrijfsinformatie bevat, wanneer er octrooiaanvragen lopen, of wanneer er commerciële publicatieafspraken zijn gemaakt met een uitgever. In die gevallen kun je een embargo aanvragen.
Promovendi die in opdracht van een bedrijf onderzoek doen, of waarbij het onderzoek gevoelige gegevens bevat, kunnen soms een gedeeltelijke of volledige uitzondering aanvragen. Dit verloopt altijd via de promotiecommissie en de bibliotheek van de universiteit. De standaard is echter open publicatie, tenzij er een gegronde reden is voor een uitzondering.
Wat is het verschil tussen een gedrukt proefschrift en de open access-versie?
Het gedrukte proefschrift en de open access-versie zijn in de meeste gevallen inhoudelijk identiek, maar ze dienen verschillende doelen. De gedrukte versie is het fysieke exemplaar dat je gebruikt tijdens de verdediging en dat je overhandigt aan de promotiecommissie, paranimfen, familie en vrienden. De open access-versie is een digitaal bestand, doorgaans een PDF, dat via de universiteitsbibliotheek vrij toegankelijk is voor iedereen.
Soms verschilt de opmaak licht tussen beide versies. Zo kan de gedrukte versie een afwijkend formaat hebben, een andere omslag bevatten, of stellingen en een curriculum vitae bevatten die in de digitale versie ontbreken of apart worden aangeleverd. Controleer bij jouw universiteit welke onderdelen verplicht zijn in de digitale versie en welke alleen in het gedrukte exemplaar thuishoren.
Mag je een proefschrift drukken als het ook open access moet worden gepubliceerd?
Ja, je mag je proefschrift laten drukken, ook als het tegelijkertijd open access beschikbaar wordt gesteld. Het drukken van een fysiek proefschrift en het digitaal publiceren ervan zijn twee afzonderlijke stappen die elkaar niet uitsluiten. Vrijwel alle promovendi in Nederland doen beide: ze laten een gedrukte oplage maken voor de verdediging en leveren tegelijkertijd een digitale versie aan bij de universiteitsbibliotheek.
Het drukken van een proefschrift is een gebruikelijke en gewaardeerde stap in het promotietraject. De gedrukte versie heeft een symbolische en praktische waarde die de digitale versie niet vervangt. Je kunt exemplaren uitdelen aan begeleiders, commissieleden, collega’s en dierbaren als blijvende herinnering aan je promotie.
Hoe vraag je een embargo aan voor je proefschrift?
Een embargo vraag je aan via de promotieadministratie of de bibliotheek van jouw universiteit. Je dient hiervoor een verzoek in met een onderbouwing van de reden voor het embargo, zoals lopende octrooiaanvragen, vertrouwelijke bedrijfsdata of afspraken met een commerciële uitgever. De promotiecommissie of het College van Promoties beoordeelt het verzoek en bepaalt de duur van het embargo.
De meest voorkomende embargoperiodes zijn zes maanden, één jaar of twee jaar. In uitzonderlijke gevallen is een langere periode mogelijk, maar dat vereist een sterke onderbouwing. Tijdens het embargo is het proefschrift niet publiek toegankelijk via de digitale bibliotheek, maar de verdediging kan gewoon plaatsvinden en je kunt het proefschrift wel laten drukken en fysiek uitdelen.
Vraag het embargo ruim op tijd aan, bij voorkeur enkele maanden voor de geplande verdedigingsdatum. Zo voorkom je dat je vlak voor de promotie nog administratieve stappen moet zetten.
Wat moet je regelen bij de drukkerij als je proefschrift open access gaat?
Als je proefschrift open access wordt gepubliceerd, hoef je bij de drukkerij in principe niets extra’s te regelen. De drukkerij verzorgt de fysieke productie van het gedrukte exemplaar; de digitale publicatie via de universiteitsbibliotheek regel je zelf of via jouw promotiebureau. Wel is het verstandig om te controleren of de bestanden die je aanlevert bij de drukkerij ook geschikt zijn voor de digitale versie.
Houd rekening met het volgende bij de voorbereiding:
- Lever het binnenwerk aan als een drukklaar PDF-bestand dat ook geschikt is voor digitale verspreiding.
- Controleer of afbeeldingen en figuren voldoende resolutie hebben voor zowel print als scherm.
- Vraag na of de universiteit specifieke eisen stelt aan het digitale bestand, zoals een bepaalde PDF-versie of ingebedde lettertypen.
- Zorg dat de omslag apart wordt aangeleverd als de digitale versie een andere voorkant vereist dan het gedrukte exemplaar.
- Stem de planning af: de drukkerij heeft aanlevertijd nodig, en de bibliotheek ook.
Door dit tijdig te regelen, voorkom je stress in de laatste weken voor je promotie.
Hoe wij je helpen met proefschrift drukken
Wij begeleiden je van begin tot eind bij het drukken van je proefschrift, zodat jij je kunt richten op de inhoud en de voorbereiding van je verdediging. Ons team denkt mee over opmaak, papiersoort en afwerking, en zorgt dat jouw proefschrift er professioneel uitziet, zowel in druk als als basis voor de digitale versie.
Dit bieden wij je:
- Volledige opmaakondersteuning voor binnenwerk en omslag door onze interne vormgevers.
- Keuze uit diverse papiersoorten, waaronder mat, glanzend en gerecycled papier.
- Softcover en hardcover met afwerkingen zoals glans- of matlaminaat.
- Gratis boekenleggers en stellingen op maat bij elk proefschrift.
- Flexibele oplages via print-on-demand, zonder voorraadrisico.
- Persoonlijk contact en korte lijnen, zodat je altijd snel antwoord krijgt.
Wil je weten wat wij voor jouw proefschrift kunnen betekenen? Neem contact met ons op en we bespreken samen de mogelijkheden.